社会に出てまず叩き込まれるのがホウレンソウ(報告・連絡・相談)ですよね！
でもはなんとな～く言葉だけ理解してるって人、実は多いんです。
上司や相手先とのコミュニケーションツールでもあるこれらは出来て当たり前なだけに
出来ないと恥ずかしい。。
基本のキだから大丈夫！って方も改めて自分は出来ているのかチェックしてみましょう。
報告・連絡・相談する時に気を付けること
似通っている部分が多いというかホウレンソウの本質は基本的にすべて同じです。
最近出て来たらしい確認・連絡・報告のかくれんぼうなるものも中身は同じ。
訓示として浸透させるにはキャッチフレーズを設けて耳に残らせる必要があるわけですが、
日常において以下に気を付けてコミュニケーションを取れば良いということですね。
問題点はだんまりせず早めに
新人の場合に多いですが後輩を持つ段階においても自分の失敗を伝えるのはこわいもの。
しかし、そうして隠されたあなたの失敗はいつ見つけてもらえるのでしょうか。
1週間後？1か月後？納期後？ぞっとしますよね。
問題はすでに起こっているわけですから、一時の評価や叱責を気にしている場合ではありません。
社内で解決できる内容ならまだいいですが、相手がある話しなら組織全体の失態として数千万～数億円の損失が発生する可能性もあるわけです。
自分一人で責任が取れない段階に行ってしまう前に早めに疑問点や問題点を伝えて解決しましょう。
結論を引き延ばさず最初に
つまりそれってどういうこと？を最初に持って来ます。
そのためには伝える内容を自分の中できちんと整理して要点をつかんでおく必要がありますよね。
相手にも自分にも無駄な時間を使わせないためにも一度伝える内容を箇条書きにしてみましょう。
ぶっつけ本番で情報をアウトプットするのではなく事前に練習を挟むイメージです。
慣れてくれば箇条書きにしておかなくても、頭の中で自然に整理出来るので新しい情報を頭に定着させるスピードもぐっと上がりますよ。
わかりやすくデータや資料を用意する
だらだらと口頭で説明されてもあんまり頭に入って来ないことってないですか？
A社の調査結果こうでした。B社はこう。C社は・・・
それ表かグラフで比較して見やすくしてくれない？
って思いますよね。漫画が小説よりとっつきやすい理由と同じで、
画像があるだけで理解しやすいですし、説明する時間も節約できる場合があります。
私見は省いた事実のみ
自分の意見を相手に伝えることは重要ですが、ビジネスにおいては事実の把握が最優先です。
「～かもしれません。～がいいと思います。」から始めるのもマズいですが、脚色を付け加えたりして実際の数字と違うことを記載したり述べるのはやめましょう。
必要に応じて印象を操作するグレーなメディア手法もありますが、社内の実務にその必要はありません。
あるがままの事実を机の上に並べて他者の判断を仰ぐ。私見はそのあとです。
伝える関係者の範囲を的確に
事務連絡や仕様の変更などは関係者全員への連絡が必須ですが、
上司からあなたへ個別に振られた仕事の進捗を無関係の人にまで知らせる必要はありませんよね。
組織の方針として各部署、業務の内容を雑務レベルで確認し合っているのなら別ですが、
これってあの人に聞いたり言うことなのか？
を常に自問しつつ、他人の意見も聞きながら伝える範囲を決めていきましょう。
まとめ
経験や知識が増えるとわかっていることが当たり前になって、そうでない人の気持ちを忘れてしまいがち。
いつの間にか相手本位から自分本位の話し方や伝え方になっていないか？
もっとわかりやすい別の表現はないか？
これらを意識することで仕事以外でも役立つ部分は多そうです。
一人ひとり時間は有限ですので、物事をわかりやくかいつまんで説明することは常に心がけて行きたいですね。